Repensando los horarios de trabajo

El coronavirus ha cambiado el lugar de trabajo de manera que transformará permanentemente el futuro de la mayoría de las organizaciones. Muchos líderes se han visto obligados a diseñar estrategias nuevas y mejoradas para administrar con éxito una oficina de forma remota, crear entornos que ayuden y no perjudiquen nuestro sistema inmunológico y desarrollar directrices para hacer cumplir las medidas de seguridad como el distanciamiento social. Quizás el cambio más común para abordar todas estas áreas es repensar los horarios de trabajo de los empleados, ya sea para respaldar los cambios en el equilibrio entre la vida laboral y personal, para minimizar el contacto social o para satisfacer las titubeantes demandas comerciales. La jornada laboral tradicional de nueve a cinco ya no es el estándar de oro.

La responsabilidad de recopilar información relevante, identificar alternativas de cronograma e implementar los nuevos horarios de trabajo suele ser del gerente de Recursos Humanos (RRHH). Dado que la información sobre el tema es sorprendentemente escasa, esta responsabilidad puede ser todo un desafío. No es algo que haces todos los días. Pocas personas tienen la experiencia para diseñar un horario para un grupo que trabaja más de cinco días a la semana o más de un turno al día. Una vez que se da cuenta de que el diseño del horario no es el único paso para modificar el cronograma, ni el más difícil, puede sentirse abrumado fácilmente.

Funciones de RRHH

A pesar de la dificultad, esta es una gran oportunidad para que los gerentes de recursos humanos organicen un cambio significativo en la organización. Como gerente de recursos humanos, debes estar especialmente calificado para hacer esto. Tiendes a tener una perspectiva más amplia que las funciones de línea como la producción o el mantenimiento. Tienes más experiencia en comunicarse con los empleados. Tu continuo papel como administrador de la empresa te ha capacitado para proteger los intereses de la organización al tiempo que abordas las inquietudes de los empleados.

Las organizaciones cambian los horarios de trabajo de sus empleados por varias razones, algunas de las cuales son las siguientes:

• Cambiar las horas / días de operación para que coincidan con la demanda de sus productos o servicios.
• Solucionar problemas tales como un alto ausentismo, problemas de contratación / retención u horas extras excesivas.
• Mejorar la eficiencia o reducir los costes operativos.
• Responder a las solicitudes de cambio o quejas de los empleados sobre el horario actual.

Cómo conseguir el cambio en los horarios de trabajo

En el apretado mercado laboral actual, las organizaciones simplemente no pueden permitirse perder empleados. Cambiar los horarios de trabajo es una manera fácil de alienar a la fuerza laboral y aumentar la rotación. Para garantizar un apoyo generalizado para el cambio, debes tener un plan para involucrar a las partes clave interesadas y mantenerlos informados durante todo el proceso de cambio.

Puede parecer algo simple, pero en realidad es la parte más difícil de redefinir los horarios de trabajo. Las personas son resistentes a cualquier tipo de cambio. Cuando se trata de horarios de trabajo, incluso un cambio menor puede marcar una diferencia significativa en la vida de los empleados. Por ejemplo, cambiar el tiempo de inicio del trabajo en 15 minutos puede parecer trivial, pero puede tener serias repercusiones para las personas que viajan en automóvil compartido o usan el transporte público, los padres con requisitos de guardería y las personas con cientos de otros compromisos personales.

Disponibilidad de recursos

¿Cuántos empleados se necesitan para satisfacer los requisitos de la empresa? ¿Cuántas horas tendrán que trabajar cada semana? Además de la cobertura básica, debes considerar ausencias tales como vacaciones, enfermedad, formación, etc. Es posible que se necesite personal adicional y / o horas extras para cubrir estas situaciones.

Aunque consideres que dispones de suficiente personal, si varios empleados desean tomarse unas vacaciones al mismo tiempo, esto podría dejarte con las manos atadas. Si alguien toma un permiso de ausencia debido a problemas de salud, embarazo o cuidado familiar, es posible que no puedas reemplazarlo. El uso de empleados temporales puede ayudar, suponiendo que puedas encontrar a alguien con las habilidades necesarias.

Restricciones en los horarios de trabajo

Las restricciones de horario incluyen consideraciones legales (por ejemplo, leyes estatales que requieren el pago de horas extras después de 8 horas de trabajo) y acuerdos sindicales (por ejemplo, límites en la cantidad de días consecutivos trabajados). También hay que tener en cuenta las políticas de la empresa. Por ejemplo, tu empresa puede requerir que todos los empleados roten para que pasen la misma cantidad de tiempo en cada turno.

Estos supuestos se conocen como ""restricciones"" porque limitan el número de programaciones posibles. Si necesitas un horario de turno fijo de 8 horas con un máximo de 5 días trabajados seguidos, tendrás dificultades para encontrar un horario que te brinde muchos fines de semana libres o descansos largos. Sin la restricción en el número de días consecutivos trabajados, tendrías muchas más opciones para elegir. Sin la restricción de cambio fija, también tendrías más posibilidades. Si hay demasiadas restricciones, puede ser necesario agregar más trabajadores, aumentar las horas extra o sacrificar algo de cobertura.

Cambiar los horarios de trabajo de los empleados no es una tarea simple. Hay mucho más involucrado que simplemente encontrar un patrón de trabajo que coincida con las nuevas horas de operación o acomode una duración de turno preferida. Las seis consideraciones principales son:

• El proceso de cambio.
• Los requisitos de cobertura.
• Los recursos disponibles.
• Las restricciones de programación.
• Las preferencias de los empleados.
• Las políticas de la compañía.

Omitir cualquiera de estos puntos puede ocasionar demoras en la implementación, empleados descontentos, daños en tu relación con los trabajadores, malos resultados comerciales y costes más altos. Sin embargo, con una planificación, preparación y comunicación adecuadas, es posible obtener un resultado beneficioso para todos los empleados y la organización.

Cambiar los horarios de trabajo de la organización puede ser una de las tareas más importantes que emprendas en tu carrera. El cronograma no solo es vital para el desempeño de la empresa, sino que también es una parte integral de la vida de los empleados. El tiempo y el esfuerzo que inviertas aumentará las posibilidades de lograr un resultado positivo para todos los afectados por el nuevo cronograma.

Esta pandemia ha revelado que algunos trabajos, como la atención médica, son realmente esenciales, y los empleados en ese sector tienen que trabajar horas difíciles. Al mismo tiempo, la era post-covid puede ser un momento para que las organizaciones y la sociedad reconsideren la definición de esencial. Por ejemplo, en el futuro, ¿es realmente necesario que los trabajadores estén disponibles a todas horas, durante todo el año, para proporcionar servicios no esenciales en tiendas minoristas y lugares de comida rápida?

La clave será encontrar un equilibrio entre las necesidades comerciales a corto plazo y los beneficios a largo plazo que las nuevas estrategias de programación brindan, tanto a los empleados como a la organización.

Pero ¿qué piensas tú sobre redefinir los horarios de trabajo? Anímate y déjanos tu comentario.